Quản lý doanh thu và dòng tiền phòng khám: cách theo dõi, dự báo

Nhiều chủ phòng khám thấy bệnh nhân đông là yên tâm, nhưng cuối tháng vẫn thiếu tiền trả lương và nhập vật tư. Nguyên nhân thường nằm ở khâu quản lý doanh thu và dòng tiền chưa rõ ràng, không phải ở lượng khách.

Doanh thu cho biết phòng khám đã bán bao nhiêu dịch vụ. Dòng tiền cho biết tiền thật vào quỹ khi nào. Hai con số này lệch nhau khi bệnh nhân thanh toán trễ, khi gói dịch vụ không được gia hạn hoặc khi ca hẹn bị bỏ.

Cách theo dõi doanh thu phòng khám theo dịch vụ và ca khám

Quản lý doanh thu hiệu quả bắt đầu từ việc ghi mỗi lượt khám hoặc mỗi gói dịch vụ thành một dòng dữ liệu riêng. Cách này giúp bạn theo dõi doanh thu theo dịch vụ và ca khám thay vì chỉ nhìn tổng cuối ngày. Mỗi dòng nên có:

• Ngày và ca khám: sáng, chiều hoặc tối.
• Bác sĩ phụ trách.
• Loại doanh thu: khám lẻ hoặc gói dịch vụ.
• Tên dịch vụ, giá và khoản giảm giá.
• Trạng thái thanh toán.

Để dữ liệu doanh thu được ghi nhận nhất quán từ tiếp nhận đến thanh toán, phòng khám cần xây dựng quy trình vận hành phòng khám chuẩn, giúp các bộ phận phối hợp và hạn chế sai lệch thông tin.

Trên YSalus, báo cáo RCM tách doanh thu thành khám lẻ và gói dịch vụ, đồng thời xếp hạng dịch vụ bán chạy theo doanh thu.

Nguyên tắc lập bảng theo dõi dòng tiền vào ra theo thực thu

Trong quản lý doanh thu, nguyên tắc thực thu nghĩa là chỉ ghi khoản tiền khi nó đã thật sự vào quỹ hoặc tài khoản. Ví dụ bệnh nhân mua gói hôm nay nhưng chuyển khoản ngày mai. Doanh thu thuộc về hôm nay, còn thực thu thuộc về ngày mai.

Bảng theo dõi dòng tiền vào ra tối thiểu cần bốn cột: ngày, kênh thanh toán, thực thu và chi, tồn quỹ cuối ngày (tồn đầu ngày cộng thực thu trừ chi).

Tổng hợp doanh thu theo kênh thanh toán

Cộng thực thu theo từng kênh, gồm cả khoản thanh toán qua bảo hiểm hoặc đối tác.

Xác định tồn quỹ tiền mặt và hạn mức chi

Đặt mức tồn quỹ tối thiểu để luôn đủ chi lương, thuê mặt bằng và các khoản bắt buộc. Hạn mức chi từng khoản nên dựa trên mức tồn này, không dựa trên doanh thu dự kiến.

Quản lý công nợ phải thu để dự báo thanh khoản

Phòng khám nhỏ thường thu tiền ngay, nhưng công nợ vẫn phát sinh với khám sức khỏe doanh nghiệp, đối tác bảo hiểm hoặc thanh toán sau. Trong quản lý doanh thu, hãy phân loại phải thu theo tuổi nợ (0-30, 31-60 và trên 60 ngày) và ưu tiên đối chiếu các khoản lâu nhất.

Đơn xét nghiệm và chẩn đoán hình ảnh trên YSalus hiển thị trạng thái như "chờ thanh toán", giúp bạn thấy khoản chưa thu.

Dự báo dòng tiền ngắn hạn cho phòng khám

Quản lý doanh thu gắn liền với dự báo: hãy dự báo theo tuần cho 4 đến 8 tuần tới. Phòng khám có hai nguồn thu chính, nên dùng hai công thức:

• Thu từ lịch hẹn = số lịch hẹn × (1 − tỷ lệ không đến) × thu bình quân mỗi lượt khám
• Thu từ gói dịch vụ = số gói đến hạn × tỷ lệ gia hạn × giá gói

Tỷ lệ không đến rất đáng đo. Một tổng quan hệ thống trên tạp chí Health Policy (2018), gộp 105 nghiên cứu, ghi nhận tỷ lệ lịch hẹn bị bỏ trung bình khoảng 23%. Con số khác nhau theo khu vực và chuyên khoa, nên hãy tính tỷ lệ của chính phòng khám.

Cộng công nợ dự kiến thu, trừ chi cố định từng tuần để thấy tuần nào dễ thiếu tiền. Tỷ lệ gia hạn gói có sẵn trong thẻ chỉ số của báo cáo RCM.

Những chỉ báo giúp nhận diện rủi ro mất cân đối dòng tiền

Quản lý doanh thu tốt giúp nhận diện rủi ro mất cân đối dòng tiền sớm qua các chỉ báo sau:

• Tồn quỹ chạm ngưỡng tối thiểu nhiều ngày liên tiếp.
• Công nợ quá hạn tăng qua từng tháng.
• Tỷ lệ gia hạn gói dịch vụ giảm, làm thu định kỳ hụt đi.
• Mức sử dụng gói thấp: dùng dưới 40% quyền lợi có thể báo hiệu khó gia hạn.
• Lý do hủy tăng, như lỗi kỹ thuật hoặc không còn nhu cầu.

Báo cáo doanh thu định kỳ và đối chiếu sai lệch

Hãy xem báo cáo quản lý doanh thu theo ba nhịp: hằng ngày (thực thu, tồn quỹ), hằng tuần (công nợ, dự báo), hằng tháng (doanh thu theo dịch vụ).

Với phòng khám có nhiều cơ sở, việc theo dõi số liệu riêng từng chi nhánh cũng rất quan trọng. Bạn có thể tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý phòng khám đa chi nhánh để nắm rõ cách tổ chức dữ liệu và phân quyền quản lý theo cơ sở.

Trên YSalus, bạn chọn khoảng 7 ngày, 30 ngày hoặc quý này, so với tháng trước, rồi xuất .csv, .xlsx hoặc .pdf để đưa vào bảng thực thu.

Để đối chiếu sai lệch, hãy so ba nguồn: báo cáo RCM, sổ thu chi và sao kê ngân hàng. Nếu lệch nhau, truy ngược từng chứng từ và ghi rõ nguyên nhân.

Nếu phòng khám vẫn đang quản lý số liệu bằng Excel, bạn có thể tham khảo bài So sánh quản lý phòng khám bằng Excel và phần mềm chuyên dụng để nhận diện các hạn chế trong việc tổng hợp và đối chiếu dữ liệu.

Phần mềm giải pháp YSalus hỗ trợ quản lý doanh thu và dự báo dòng tiền ra sao?

Ứng dụng phần mềm giải pháp YSalus trong quản lý doanh thu tập trung vào báo cáo RCM. Báo cáo giúp quản lý doanh thu qua các mục sau, mỗi mục có nút tải xuống riêng:

Phần tồn quỹ, hạn mức chi và dự báo dòng tiền, bạn lập trên bảng riêng với số liệu xuất từ báo cáo. Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý phòng khám, báo cáo doanh thu RCM, quản lý lịch khám và đơn xét nghiệm trên YSalus.

Hiện nay, vẫn còn một số phòng khám, cơ sở y tế vẫn còn đặt hoài nghi về lợi ích cũng như tính rủi ro khi chuyển sang hồ sơ y tế điện tử. Trong khi đó, thị trường hiện nay đã chuyển dịch nhanh chóng để số hóa phòng khám của mình. Vậy thì đây là  5 lý do phòng khám nên chuyển từ hồ sơ giấy sang hồ sơ y tế điện tử

Muốn xem báo cáo RCM của YSalus hỗ trợ quản lý doanh thu tại phòng khám của bạn? Liên hệ YTech Vietnam để đặt lịch demo:

• Hotline: 0886 115 390
• Email: info@ytech.vn
• Địa chỉ: 14 Đường Đ7, KBT Saigon Pearl, P. Thạnh Mỹ Tây, TP. Hồ Chí Minh

Nguồn tham khảo:

• ScienceDirect - No-shows in appointment scheduling - a systematic literature review (Health Policy, 2018)